مدیریت زمان از طریق استفاده از اکسل

زمان ، یکی از منابع مهم و درعین حال محدود در دسترس انسانهاست که قابل ذخیره کردن نمی باشد لذا مدیریت زمان از طریق استفاده بهینه از آن می تواند ما را در این امر مهم یاری نماید. بدیهی است که در رسیدن به این هدف هم مثل بسیاری از اهداف دیگر ، ابزار کارآمد هستند که به کمک ما می آیند. برنامه اکسل یکی از این ابزارهای کارآمد می باشد.

صرفه جویی در زمان و هزینه از طریق استفاده از اکسل

جای تعجب است وقتی که دیده می شود بعضی از کاربران سیستمهای حسابداری ،به جای اینکه هدف را با یک تیر بزنند، به لحاظ عدم تسلط به نرم افزارهایی از جمله اکسل ، هدف را با چندین تیر می زنند، که این امر موجب آن می گردد که هزینه زمانی زیادی به کارها اختصاص یابد و در بعضی موارد ، به دلیل تاخیر در ارائه اطلاعات و به تبع آن تاخیر در تصمیم گیری مدیران و صاحبان مجموعه های اقتصادی ، موجب زیانهای جبران ناپذیری گردد.

بعضی وقتها گمان می کنیم که راه را درست می رویم و روش انجام کار توسط ما بهترین روش ممکن می باشد. شاید چنین نباشد و ما نیازمند بازنگری در ابزار کارمان هستیم.

فراتر از امکان Copy & Paste

قبل از پیدایش کامپیوتر، تمام اطلاعات بصورت دستی نوشته و محاسبه می شد.

در کامپیوتر امکان Copy & Paste بسیار کارگشا بود.

امروزه به این فکر می کنیم که فراتر از آن کار کرده و با زدن مثلا کد پرسنلی / کد کالا- خدمات / کد سفارش ، اطلاعات مورد نیاز ما از جداول مختلف خوانده شده و به کمک فرمولهایی که بصورت اصولی طراحی شده اند محاسبات لازم انجام شوند تا یک گزارش زمان بر ، بسیار سریع و دقیق و با اطمینان تهیه گردد.

اکسل به افراد غیر برنامه نویس کمک می کند تا بتوانند در بعضی مواقع، غیر از آنچه که در شرکتهای بزرگ به عنوان برنامه اصلی استفاده می شود را خودشان طراحی و استفاده کنند بطوری که لذت این تغییر درحدی خواهد بود که به هیچ قیمتی حاضر به کنار گذاشتن آن نخواهند بود.

اشاره به برنامه اصلی مورد استفاده در شرکتهای بزرگ به لحاظ این مسئله می باشد که اکسل نمی تواند در شرکتهای بزرگ بعنوان نرم افزار اصلی سازمان باشد ولی وجودش مکمل آن می باشد چرا که تمام موارد غیر روتین سیستمهای اطلاعاتی و محاسباتی به کمک Excel انجام و گزارشات خاص مورد نیاز، تهیه می گردند.

یادآوری چند نکته مهم

• اگرچه نرم افزارهایی که با آنها کار می کنیم، قوی و عاری از هر گونه خطا و عیب و نقص باشند، بازهم آموختن اکسل برای ما الزامی است برای اینکه بعید به نظر می رسد که همه موارد حتی گزارشات غیر روتین هم در نرم افزارها تعبیه شده باشند پس کسی حرفه ای عمل می کند که بتواند تمام گزارشات لازم را از هر گونه دیتا تهیه نماید.

• اکسل را یاد می گیریم تا به دیتا چنان مسلط باشیم که گویی دنبال چیزی در کف دستمان می گردیم.

​​​​​​​

• آنچه مهم است این است که بتوانیم گزارشات یا سایر امورات کاری خود را چنان مکانیزه کنیم که بصورت روان و خودکار انجام پذیر باشند نه اینکه تا آخر پروسه، خودمان نیز مجبور به اعمال تاثیر روی آن باشیم.

​​​​​​​

• آموختن اکسل نیز مثل مطالب دیگر نیاز به تمرین مستمر و برنامه ریزی شده دارد چه بسا مطالبی که حین مطالعه آنها را فرا گرفته ایم ولی بدلیل عدم استفاده یا بدلیل عدم اصولی نبودن یادگیری مان، فراموش شده اند.​​​​​​​
• عکس این قضیه نیز ممکن است اتفاق بیفتد، ما چنانچه مطالب را در قالب مسائل کاربردی که هر روز با آنها سر و کار داریم یاد بگیریم ، نه تنها چیزی فراموش نخواهد شد بلکه ما به حدی به اکسل علاقه مند خواهیم شد که جزو افرادی خواهیم بود که تفکر « با اکسل زندگی می کنیم » را خواهیم داشت.

​​​​​​​​​​​​​​

• الفبا خود محدود است ولی جملات نامحدود بسیار زیبا و خلاقانه ای را می تواند بوجود آورد. اکسل نیز مثل الفبا می تواند در صورتی که بصورت خلاقانه و با ابتکار آموخته و تمرین شود، اعجاب انگیز باشد. بیان این مطلب به این خاطر است که بدانیم که بعضی از امورات تاثیر گذار در حرفه ما که توسط اکسل انجام می شود، مربوط به استفاده چند عمل یا چند تابع بصورت تلفیقی می باشد.