شروع نشر آموخته ها و تجربیات با قلم

به نام خداوند جان آفرین

اکنون بعد از سالها تجربه، آموختن و نشر ثمره این تلاشها در قالب جلسات آموزشی تصمیم گرفتم پس از این، صحبت با زبان قلم را شروع کنم چون این روش مزیت های بیشماری دارد از جمله این که اثر خلق شده با آن به لطف خدای مهربان و بزرگ، جاودان خواهد بود.

آنچه در سازمان برای خودم و همکاران دیگر در واحدهای مختلف سازمان در حوزه کار با دیتا و تهیه گزارشات لازم، مورد نیاز بود با سعی و تلاش و با علم و تجربه مرتفع گردیده و به لطف خدا در این موضوع سربلند هستم که به هیچ نیاز اطلاعاتی سازمان نه نگفته ام.

گزارشات مورد نیاز سازمان، همچون چراغ تابنده ای هستند در مسیر تاریک و پرابهام تصمیم گیری و ما یک عمر تلاش کرده ایم که در این خصوص تلاش بی وقفه و با جان و دل داشته باشیم.

دعا گوی تمام سروران ارجمندی هستم که حق استادی بر گردن ما دارند. آنها که از فیض حضورشان بهره مند هستم سلامت و پیروز باشند و آنها که آسمانی شده اند روحشان شاد و یادشان گرامی

نکته مهم ، فراگیری هدفمند و برنامه ریزی شده اکسل یا هر چه پیش آید خوش آید

در فراگیری مطالب اکسل شاید همه کسانی که می خواهند آن را یاد بگیرند ، آگاهی و شناخت لازم را نداشته باشند از طرفی ممکن است زمان و انرژی لازم را هم نداشته باشند ، مثلا افراد شاغل ، پس برای اینکه نتیجه لازم گرفته شود باید این کار با مشاوره انجام گیرد چرا که انبوهی از مطالب اکسل در سایتها و شبکه های اجتماعی در اختیار افراد قرار می گیرند ولی کدام دارای اولویت است و برای کدام می توانیم زمان و انرژی محدود خود را اختصاص دهیم.

به مثال زیر در این خصوص توجه کنید :

اکسل ، از یک دیدگاه، مانند خوراکی است یعنی از مواد خوراکی، هم می توانیم غذای اصلی درست کنیم و هم می توانیم انواع خوردنی های غیر اصلی درست کنیم که ممکن است خوشمزه تر و جذاب تر باشند . نتیجه این که، چه بسا ما ندانسته به جای تهیه غذا که خوراکی اصلی است به تهیه خوراکی های غیر اصلی و دارای اولویت بعدی بپردازیم . البته این یک مثال است و در مورد غذاها بعید به نظر می رسد که چنین موضوعی پیش بیاید می دانید چرا ؟ چون ما آگاهی و شناخت کامل از این موضوع را داریم ولی در مورد اکسل شاید چنین نباشد.

عناوین آموزشی دوره های کاربردی و پروژه محور اکسل

دوره های آموزشی گروهی بعد از تعیین سطح انجام می گردند و بر اساس نیازهای آموزشی ، عناوین و سرفصلهای لازم لحاظ می گردند.

در دوره های آموزشی خصوصی ، علاوه بر موارد مذکور ، کارآموزان محترم می توانند عناوین و سرفصلهای آموزشی را به دلخواه تغییر دهند.

لیست عناوین و سرفصلهای آموزشی به شرح زیر می باشد :

کد مبحث	عنوان مبحث	شرح موضوع	مثال
101
101-1	درج اتوماتیک اطلاعات ـ حالت اول	می خواهیم موقع ثبت اطلاعات در فرمهای مختلف ، بعضی از اطلاعات بطور اتوماتیک درج شوند.	مثلا اطلاعات شرح کالا ، آدرس مشتری و ... موقع ثبت اطلاعات در فرم فاکتور فروش.
101-2	درج اتوماتیک اطلاعات ـ حالت دوم	می خواهیم موقع تهیه گزارشات ، در مواقعی که اطلاعات از جداول دیگر خوانده می شوند به جای اینکه بصورت دستی جستجو کرده و اطلاعات متناظر مربوطه را یافته و در محلهای خودشان لحاظ کنیم ، اطلاعات بطور اتوماتیک از جداول مختلف خوانده شده و درج شوند .	مثال 1 ) در محاسبه حقوق دستمزد پرسنل ، اطلاعات پایه از جداول مربوطه اطلاعات کارکرد از جدول کارکرد بطور اتوماتیک خوانده شده و در محلهای مربوطه درج می شوند.
			مثال 2 ) درج اطلاعات کسورات مربوط به وام ، قسط تعاونی مصرف و ... از پرسنل مربوطه
			مثال 3 ) تهیه لیست موجودی کالای شرکت اصلی و شعب بصورت تجمیعی در یک گزارش
101-3	مغایرت گیری	می خواهیم مغایرت اطلاعات ثبت شده در دو سیستم مختلف یا مغایرت اطلاعات ثبت شده شرکت با اطلاعات طرف حساب را بیابیم.	مثال 1 ) یافتن مغایرت اطلاعات ثبت شده متناظر در سیستم حسابداری مالی و سیستم حسابداری داراییهای ثابت
			مثال 2 ) یافتن مغایرت اطلاعات ثبت شده متناظر در سیستم حسابداری مالی و سیستم حسابداری انبار
			مثال 3 ) یافتن مغایرت اطلاعات ثبت شده متناظر در سیستمهای شرکت با اطلاعات ارائه شده مشتریان / فروشندگان
101-4	انتخاب موارد غیر روتین	می خواهیم در یک دیتابیس که ممکن است چند صد رکورد داشته باشد ، مواردی را که بدون الگوی خاص می باشند ، نه به صورت دستی بلکه بصورت اتوماتیک انتخاب شوند.	انتخاب مثلا 15 مورد طبق لیستی که در اختیارمان قرار داده شده است و بدون الگوی خاصی می باشند، از میان 1000 رکورد ثبت شده در یک جدول ، مربوط به لیست سفارشات شرکت
102	جمع یک شرطی	می خواهیم جمع مقادیر و مبالغ مربوط به هر یک از کالاها یا کدهای حساب با اعمال یک شرط، از اطلاعات دیتابیس بطور اتوماتیک و پویا محاسبه شوند.	مثال1) محاسبه جمع خرید یا فروش کالاها به تفکیک هر کالا
			مثال2) محاسبه جمع گردش بدهکار / بستانکار حسابها به تفکیک هر حساب
			مثال3) محاسبه جمع کارکرد ( به ساعت / به روز ) پرسنل به تفکیک هر نفر
103	جمع چند شرطی	می خواهیم جمع مقادیر و مبالغ مربوط به هر یک از کالاها یا کدهای حساب با اعمال چند شرط، از اطلاعات دیتابیس بطور اتوماتیک و پویا محاسبه شوند.	مثال 1) محاسبه اتوماتیک جمع فروش یا برگشت از فروش ویزیتورها در شهر/ مناطق مختلف به تفکیک
104	حذف داده های تکراری - سیستمی	می خواهیم رکوردهای تکراری را در یک جدول حذف نمائیم ـ در حالتی که برایمان مهم نیست کدام رکورد به نمایندگی از گروهی از دیتای مشابه باقی خواهد ماند	تهیه لیست کالاهای گردش دار در یک دوره زمانی
105	حذف داده های تکراری - سیستمی سفارشی توسط کاربر	می خواهیم رکوردهای تکراری را در یک جدول حذف نمائیم ـ در حالتی که برایمان مهم است کدام رکورد به نمایندگی از گروهی از دیتای مشابه باقی خواهد ماند	تهیه لیست آخرین قیمت خرید / فروش کالاها در یک دوره زمانی
106	تفکیک عبارات - سیستمی	می خواهیم جهت تهیه گزارشی ، یک عبارت ( متن یا عدد ) را از داخل یک عبارت طولانی تفکیک کنیم	تفکیک شماره فاکتور / رسید انبار در شرح سند جهت مطابقت حساب ـ یکبار موقع تهیه گزارش
107	تفکیک عبارات با محل ثابت - سیستمی سفارشی توسط کاربر	می خواهیم بطور مستمر و به شکل پویا ، یک عبارت ( متن یا عدد ) را که دارای محل ثابت می باشد ، از داخل یک عبارت طولانی تفکیک کنیم.	تفکیک شماره فاکتور / رسید انبار در شرح سند جهت مطابقت حساب ـ بصورت پویا
108	تفکیک عبارات با محل متغیر - سیستمی سفارشی توسط کاربر	می خواهیم بطور مستمر و به شکل پویا ، یک عبارت ( متن یا عدد ) را که دارای محل متغیر می باشد ، از داخل یک عبارت طولانی تفکیک کنیم.	تفکیک شماره فاکتور / رسید انبار در شرح سند جهت مطابقت حساب ـ بصورت پویا

109

تهیه گزارشات با استفاده از درج اتوماتیک دیتای آماده یا محاسبه شده در اطلاعات فرم

می خواهیم بصورت دقیق و سریع بدون اتلاف وقت و هزینه و با استفاده از اطلاعات بانک اطلاعاتی ، انواع گزارشات را تهیه کنیم.

تهیه فیش حقوق ماهانه پرسنل بصورت مکانیزه

ادامه نوشته

مدیریت زمان از طریق استفاده از اکسل

زمان ، یکی از منابع مهم و درعین حال محدود در دسترس انسانهاست که قابل ذخیره کردن نمی باشد لذا مدیریت زمان از طریق استفاده بهینه از آن می تواند ما را در این امر مهم یاری نماید. بدیهی است که در رسیدن به این هدف هم مثل بسیاری از اهداف دیگر ، ابزار کارآمد هستند که به کمک ما می آیند. برنامه اکسل یکی از این ابزارهای کارآمد می باشد.

صرفه جویی در زمان و هزینه از طریق استفاده از اکسل

جای تعجب است وقتی که دیده می شود بعضی از کاربران سیستمهای حسابداری ،به جای اینکه هدف را با یک تیر بزنند، به لحاظ عدم تسلط به نرم افزارهایی از جمله اکسل ، هدف را با چندین تیر می زنند، که این امر موجب آن می گردد که هزینه زمانی زیادی به کارها اختصاص یابد و در بعضی موارد ، به دلیل تاخیر در ارائه اطلاعات و به تبع آن تاخیر در تصمیم گیری مدیران و صاحبان مجموعه های اقتصادی ، موجب زیانهای جبران ناپذیری گردد.

بعضی وقتها گمان می کنیم که راه را درست می رویم و روش انجام کار توسط ما بهترین روش ممکن می باشد. شاید چنین نباشد و ما نیازمند بازنگری در ابزار کارمان هستیم.

آموزش اکسل بصورت کاربردی

پیش از این، جمع آوری ، ثبت ، تلخیص و تهیه گزارشات جهت روشن شدن مسیرهای حرکت واحدهای اقتصادی ـ اعم از بزرگ یا کوچک ـ و تشخیص راه از چاه، برای عده ای از افراد امری اجتناب ناپذیر بود ولی امروزه این بحث تقریبا برای همه افراد جامعه ، ضروری به نظر می رسد.

با چند سؤال موضوع بحث را بررسی می کنیم :

آیا همیشه امکان استفاده از نرم افزارهای کاربردی موجود در بازار برای همه افراد وجود دارد؟

آیا از لحاظ زمان و هزینه ، برای همه افراد استفاده از نرم افزارهای مذکور مقرون به صرفه است ؟

سؤال دیگر اینکه آیا همه نیازهای اطلاعاتی شما در نرم افزارهای مورد استفاده تان لحاظ شده اند ؟

پس چه باید کرد ؟

پیشنهاد ما آموختن نرم افزارExcel می باشد که در ظاهری ساده و کاربرپسند، عملکردی بسیار مفید، وسیع و حرفه ای دارد بطوریکه هرکس به اندازه توان و نیاز خود می تواند با آن کار کند.

روش پیشنهادی ما برای برگزاری دوره های آموزشی مدیریت دیتا با بکارگیری EXCEL ، کمی متفاوت از آنچه مرسوم است می باشد.

امورات دستی یا اموراتی را که به کمک اکسل انجام می دهید، با همکاری ما و شما بررسی و مکانیزه گردیده همچنین تمام مطالب مربوطه به شما آموزش داده می شوند.

مزیت این روش این است که صد در صد کاربردی بوده و به صورت چند منظوره عمل کرده و موجب این می شود که شما به صورت علمی و عملی امورات روتین خود را تحلیل کرده و از تجربه 23سال کار با اکسل و حسابداری بهره مند گردید.

ضمن اینکه مخاطبان ما افراد غیر شاغل نیز می باشد ولی شاید بتوان گفت که افراد شاغل، علاقه بیشتری به این روش داشته باشند چرا که اغلب این افراد بدلیل نداشتن زمان کافی، نمی توانند با روشهای مرسوم، ابتدا تمام ابزارهای Excel را فرا گرفته و در مواقع لازم آنها را در کنار هم قرار داده و به نیازهای اطلاعاتی شرکت، پاسخی دقیق، سریع و قابل اطمینان ارائه نمایند.

توان « انجام سریع و در حجم زیاد محاسبات » اکسل

همیشه زمان کافی برای انجام امورات وجود ندارد. مثلا در مورد محاسبه حقوق و دستمزد، تا زمانی که ماه مورد نظر تمام نشده و فایل کارکرد در دسترس ما قرار نگرفته است ما نمی توانیم کارمان را شروع کنیم زمانی هم که شروع کردیم فرصت زیادی نداریم.

اینجاست که Excel با قدرت و توان « انجام سریع و در حجم زیاد محاسبات » می تواند در این امر حساس و دقیق به ما کمک کند.

فراتر از امکان Copy & Paste

قبل از پیدایش کامپیوتر، تمام اطلاعات بصورت دستی نوشته و محاسبه می شد.

در کامپیوتر امکان Copy & Paste بسیار کارگشا بود.

امروزه به این فکر می کنیم که فراتر از آن کار کرده و با زدن مثلا کد پرسنلی / کد کالا- خدمات / کد سفارش ، اطلاعات مورد نیاز ما از جداول مختلف خوانده شده و به کمک فرمولهایی که بصورت اصولی طراحی شده اند محاسبات لازم انجام شوند تا یک گزارش زمان بر ، بسیار سریع و دقیق و با اطمینان تهیه گردد.

اکسل به افراد غیر برنامه نویس کمک می کند تا بتوانند در بعضی مواقع، غیر از آنچه که در شرکتهای بزرگ به عنوان برنامه اصلی استفاده می شود را خودشان طراحی و استفاده کنند بطوری که لذت این تغییر درحدی خواهد بود که به هیچ قیمتی حاضر به کنار گذاشتن آن نخواهند بود.

اشاره به برنامه اصلی مورد استفاده در شرکتهای بزرگ به لحاظ این مسئله می باشد که اکسل نمی تواند در شرکتهای بزرگ بعنوان نرم افزار اصلی سازمان باشد ولی وجودش مکمل آن می باشد چرا که تمام موارد غیر روتین سیستمهای اطلاعاتی و محاسباتی به کمک Excel انجام و گزارشات خاص مورد نیاز، تهیه می گردند.

یادآوری

اگر در شرایطی قرار دارید که نرم افزار اصلی شما نمی تواند به نیازهای اطلاعاتی شما بطور مطلوب پاسخ دهد شما نیازمند بازنگری در سیستم عملکردی خودتان هستید.

چه بسا با کمی توجه به تغییر رویه اموراتی که انجام می دهید می توانید آنها را مکانیزه کرده و در کمترین زمان ممکن، بیشترین نتیجه را از لحاظ دقت، سرعت و ... بدست آورید و تاثیر چشمگیری در کیفیت خروجی سیستم داشته باشید.

در تمام این موارد ما در کنار شما هستیم تا با رفع موانع و مشکلات سد راه ورود و پردازش دیتا، همچنین اعمال کنترلهای لازم ـ که بخش مهم سیستمهای اطلاعاتی و حسابداری می باشند ـ امکان دست یابی به اطلاعات مطلوب فراهم گردد.

لیست بعضی از پروژه های کاربردی انجام یافته در شرکتها

لیست بعضی از پروژه ها

ردیف شرح

1 ایجاد برنامه های کاربردی شخصی در اکسل با قابلیت :

1-01 طراحی فرم برای ثبت اطلاعات توسط کاربران

1-02 طراحی گزارشات لازم که با وارد کردن مثلا کد کالا / کد پرسنلی و ... فیلدهای مورد نظر را از جداول مربوطه بازخوانی و محاسبه کرده و ضمن نمایش آن طبق خواسته کاربر، امکان چاپ را نیز فراهم نماید.

1-03 ایجادکنترل نحوه ورود اطلاعات و ایجاد امنیت در مواقعی که فایل توسط کاربران دیگر استفاده خواهد شد.

2 گردش عملیاتی حساب کالای امانی ما نزد دیگران در اکسل

3 کارت حساب کالای انبار ( کاردکس انبار ) به روش میانگین متحرک در اکسل

4 درج شماره ردیف اتوماتیک برای اطلاعات گروهبندی شده ( ریست شونده در ابتدای هر گروه )

5 آنالیز عبارت با طول متغیر یا جستجوی کاراکتر ( های ) مورد نظر در آن

6 پرینت اتوماتیک لیبل با شمارنده خودکار در اکسل

7 کنترل عدم وجود موارد ناقص در ثبتها ( کنترل شماره مسلسل آرشیوها ) به کمک اکسل

8 صورت مغایرت بانکی در اکسل

9 گزارش تلفیقی موجودی مقداری و ریالی مرکز و شعب در اکسل

10 فرض می کنیم 1000 قلم کالا داریم و هر کدام چندین رکورد مربوط به گردش عملیاتی (وارده و صادره دارند،

مطلوبست تهیه گزارشات زیر :

10-01 تهیه لیست ساده اقلام ( نشانگر تنوع اقلام )

10-02 تهیه لیست اقلام براساس کمترین قیمت خرید / فروش ( ارزانترین مورد ) هر قلم کالا

10-03 تهیه لیست اقلام براساس بیشترین قیمت خرید / فروش ( گرانترین مورد ) هر قلم کالا

10-04 تهیه لیست اقلام براساس اولین وارده / صادره هر قلم کالا

10-05 تهیه لیست اقلام براساس آخرین وارده / صادره هر قلم کالا

10-06 محاسبه نرخ میانگین موزون اقلام

10-07 بیشترین یا کمترین مقدار یا قیمت وارده / صادره هر قلم کالا بصورت لیست وار

10-08 تهیه لیست قیمت خرید / فروش اقلام ( هر کالا به چه قیمتهایی خرید / فروش شده است )

توضیح : دقت شود مبحث فوق مربوط به محاسبه حداقل و حداکثر که با توابع Min , Max بدست می آید نمی باشد چونکه در اینجا 1000قلم کالا داریم و هر کدام چندین رکورد مربوط به گردش عملیاتی ویژه خودشان را دارا می باشند.

11 تسهیم ساده در اکسل

12 تسهیم هزینه های مراکز هزینه عمومی در اکسل

13 تلفیق اطلاعات چندین منبع اطلاعاتی ( جداول حاوی اطلاعات ) در اکسل

14 مقایسه دو جدول در اکسل

14-01 وقتی رکورد های مشابه وجود ندارد.

14-02 وقتی رکورد های مشابه وجود دارد و می خواهیم تجمیع شوند.

14-03 وقتی رکورد های مشابه وجود دارد و نمی خواهیم تجمیع شوند.

15 تهیه و تنظیم انواع گزارشات تحلیلی و مدیریتی

ادامه لیست، در جریان تکمیل می باشد.